TEMA 9. ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRE
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Estrategias para mejorar la comunicación en la empresa
La comunicación es una parte integral de la existencia humana y tiene un
rol fundamental en cualquier actividad social. En lo que al mundo de los
negocios respecta tampoco se queda atrás, la comunicación en la empresa es
un factor crítico de éxito. Es gracias a la comunicación que las personas y
los departamentos se pueden coordinar para alcanzar objetivos comunes; pero no sólo eso, la comunicación también es la
responsable de transmitir energía, actitud, emociones, información, ideas y
todo aquello que empuja el avance de las empresas.
Sabemos
que hay cientos de artículos circulando en internet con consejos para mejorar
la comunicación. Aún así hemos decidido escribir este nuevo post para el que
hemos recopilado únicamente las mejores claves; claves efectivas, fácilmente
aplicables y con resultados cuantificables desde el primer día.
1. Crea un entorno de seguridad psicológica
El
primer paso para mejorar la comunicación en la empresa consiste en crear un
entorno de “seguridad psicológica”. O lo que es lo mismo, un lugar en el que
todo el mundo pueda sentirse libre para hablar, expresar su opinión o compartir
sus ideas sin miedo a ser rechazado, castigado o avergonzado.
Muchos
managers y directivos tienen la percepción de que en su empresa los equipos
gozan de este entorno de seguridad psicológica, pero la realidad es que es algo
menos común de lo que parece. En muchos equipos, sobre todo de grandes y
medianas empresas, existe el temor a expresar muchas opiniones: ya sea porque
contradicen la opinión de un superior, porque pueden provocar la burla de otros
compañeros o simplemente porque otras personas del equipo copan el 100% de la
comunicación interna.
¿Existe en tu empresa este entorno de
seguridad psicológica? De no ser así, estás penalizando el rendimiento y
los resultados que tu equipo podría obtener. Como ya vimos en
el artículo del Proyecto Aristóteles de Google, fue la compañía del buscador la que acuñó el
concepto de “seguridad psicológica” tras invertir cientos de millones en la
búsqueda del equipo de trabajo perfecto.
Tras sus investigaciones concluyeron que no es tan importante el
nivel de conocimientos y habilidades individuales de cada persona, como lo es
la forma en que estas personas se relacionan. Esto quiere decir que equipos, que
en teoría son más mediocres, pueden superar a
equipos técnicamente superiores si se relacionan de forma más
efectiva. Los equipos en los que la participación de los miembros estaba más
repartida, obtenían de medios mejores resultados. Aquellos en los que varios
miembros (aunque estos fueran muy buenos) ocupaban casi toda la comunicación,
presentaban peores resultados.
2. Estructura y organiza la comunicación
Si queremos que la comunicación en la empresa sea
efectiva deberá estar bien organizada temáticamente para
que la información sea accesible. Vamos a poner un ejemplo para entender este
concepto mejor. ¿Cuántas veces has participado en una cadena de emails con
varios compañeros en la que se mezclan varios temas y se acaba convirtiendo en
un caos? o mejor aún ¿Cuántas veces te has encontrado en el grupo de Whatsapp
de la empresa con conversaciones mezcladas y desorganizadas? ¿Cuáles son tus
sensaciones en estos casos? ¿Crees que será fácil acceder rápidamente a la
información cuando haya pasado un tiempo?
A
medida que el tamaño de un equipo aumenta, también aumenta la dificultad de
gestionar una buena comunicación interna. Podemos apreciar en esta imagen cómo
las líneas de comunicación en el equipo aumentan exponencialmente por cada
nuevo integrante.
Pero ¿cómo podemos organizar la comunicación
de un equipo cuando este comienza a crecer? La solución más eficaz es la división temática. Agrupar las conversaciones por
los temas importantes que cada equipo tiene que tratar da muy buenos resultados.
Veamos un ejemplo de una posible organización temática en un departamento de
marketing:
·
Contenido
·
SEO y SEM
·
Relaciones públicas
·
Social Media
·
Web
·
Campaña de Navidad (Tema temporal)
Pero
¿cómo podemos hacer esto? Hay herramientas de comunicación de equipos que
permiten la creación de canales de discusión temáticos. TribeScale es una de
estas herramientas, pero, a diferencia del resto, tiene un nivel de
organización superior: Con TribeScale puedes crear diferentes grupos (grupos
por departamentos, por equipos, por proyectos etc.) y dentro de cada uno de
estos grupos puedes crear sus temas más importantes.
3. Fomenta la comunicación asíncrona
Es
verdad que muchos managers abogan por una comunicación directa, cara a cara, en
la que las personas puedan sentarse las unas delante de las otras para discutir
los diversos temas que tienen entre manos. Dicen que es la forma más
efectiva para conocer el estado de los miembros del equipo, transmitir
motivación e inspiración y para resolver problemas de forma inmediata. Y no les
falta razón…la comunicación cara a cara es muy importante y no la
podemos obviar…pero tampoco puede ser la única forma de
comunicación en la empresa y ni siquiera la más habitual.
El problema de la comunicación cara a cara
(síncrona), es que los participantes deben estar en el el mismo lugar o por lo
menos en una videoconferencia al mismo tiempo. Esto genera cientos de interrupciones a lo largo de la semana:
compañeros que nos piden que hagamos algo, reuniones de equipo, pérdida de
concentración al escuchar a otros compañero hablar etc… Podríamos decir que la
comunicación cara a cara es en ocasiones demasiado interruptora y esto nos hace perder eficacia por varios
motivos:
·
A veces somos interrumpidos en
nuestro momento más productivo del día.
·
Las interrupciones no sólo duran lo
que dura la interrupción, sino que también requieren que volvamos a centrarnos
para retomar el foco de lo que estábamos haciendo previamente.
Por
otro lado, la comunicación asíncrona nos evita todos estos problemas y además,
por norma general, queda registrada. Si en lugar de interrumpir a un compañero
cuando necesitamos algo de él, le escribimos un mensaje por TribeScale, no lo
interrumpiremos. Lo mismo ocurre con las reuniones; muchas de ellas son en
ocasiones conversaciones que perfectamente se podrían llevar a la práctica con
una herramienta como TribeScale propiciando que la gente participe en ellas
cuando realmente está disponible. Además, al quedar la información registrada,
podremos acudir a ella en un futuro si lo necesitamos.
4. Establece un ritmo de comunicación
Otra forma de mejorar la comunicación
en la empresa es estableciendo un ritmo de comunicación. ¿Qué quiere decir
esto? Que en lugar de comunicarnos o reunirnos sólo cuando surjan problemas o
necesidades, la empresa debería potenciar que esta comunicación se de forma
periódica.
Es una estrategia que muchas empresas ya aplican
con las conocidas reuniones de ritmo como el daily huddle, las reuniones semanales
tácticas o las reuniones mensuales estratégicas. Pero, ¿cuál es el objetivo / beneficio de estas reuniones?
·
Anticipan problemas
y oportunidades de negocio. Como estas
reuniones no requieren que surja un problema para ser convocadas, en muchas
ocasiones consiguen que nos anticipemos al surgimiento de estos problemas y que
encontremos oportunidades de negocio antes de que sea demasiado tarde.
·
Ayudan a crear una
cultura de responsabilidad y pertenencia. Al hacer reuniones de forma periódica todo el mundo
conoce en qué está trabajando el equipo, está informado de lo que está pasado y
conoce las dificultades a las que se están enfrentando otros compañeros para
así poder ayudarles. Como las reuniones las tienes planificadas en la agenda de
forma recurrente sabes cuando te vas a enfrentar a ellas y por lo tanto eres
capaz de prepararlas mejor. Se crea un sentido de responsabilidad en los
participantes ya que saben que tendrán que exponer sus resultados delante de
sus compañeros.
·
Permiten que la
comunicación fluya. La comunicación sin
ritmo y sólo en momentos determinados provoca que la información se
atasque en determinados puntos y momentos. Cuando partes de un equipo o una
empresa pierden la comunicación entre sí, se crean silos de información con
todos los problemas que ello conlleva. Las reuniones de ritmo evitan
precisamente esto.
·
No provocan
problemas de agenda. En ocasiones
tardamos más en agendar una reunión por problemas de agenda entre los
participantes, que lo que dura la propia reunión. ¿Cuántas veces te has visto
en una cadena de emails infinita para intentar cerrar una fecha? Gracias a las
reuniones de ritmo esto no sucede, ya sabes cuándo las vas a tener porque
siempre son la misma fecha a la misma hora. Todo el mundo puede reservarse ese
horario.
Si
te sorprende que te estemos sugiriendo reuniones periódicas cuando en el punto
anterior te estábamos diciendo que las sustituyeras por comunicación asíncrona;
tienes derecho a sorprenderte. Nosotros de hecho ya no hacemos más reuniones de
ritmo porque hemos conseguido traspasar esa comunicación a TribeScale gracias a
su funcionalidad de preguntas automáticas. Los beneficios de la
asincronía se suman ahora a los de establecer un ritmo de comunicación.
Las
preguntas automáticas es una funcionalidad que te permite crear una serie de
preguntas que se lanzarán de forma recurrente a los miembros de un equipo. Por
ejemplo, podrías llevar crear una pregunta automática para cada una de las tres
preguntas del Daily Huddle: – ¿Qué objetivos completaste ayer? -¿Cuáles esperas
completar hoy? -¿Hay algún obstáculo que te lo impida?. Las personas que
selecciones recibirán estas tres preguntas cada mañana y podrán responderlas
cuando mejor les convenga. No les causaremos ninguna interrupción pero a su vez
sabremos en qué está trabajando todo el equipo.
5. Evita la fragmentación de canales
Otro grandísimo problema para la
comunicación en la empresa es la fragmentación de canales. ¿Te suena esta
conversación?
–
Podríais mandarme el informe del 2017
– Lo
tienes en el email de ayer
– No
lo encuentro
–
Tienes razón! Lo enviaron por el grupo de Whatsapp de la empresa
Sí,
sin lugar a dudas es algo que pasa habitualmente. En muchas empresas existen
numerosos canales de comunicación (email, whatsapp, hangouts, Skype…) según el
tipo de comunicación que se requiere en cada momento. Esto en lugar de ser un
beneficio para la comunicación del equipo, supone un grave problema. Al haber
muchos canales diferentes de comunicación siempre se acaba perdiendo
información: en ocasiones porque no todo el mundo está en todos los canales y
en otras ocasiones porque hay tantos que luego cuesta encontrarla.
La
recomendación aquí es establecer un único canal de comunicación, o al menos uno
prioritario para todo el equipo. Nosotros por supuesto recomendamos TribeScale
ya que suple todas las necesidades del equipo, desde comunicación asíncrona y
ordenada, hasta video llamadas o compartición de archivos. Con TribeScale
puedes unificar todas las necesidades de comunicación interna e incluso externa
(con partners, proveedores, clientes…) y mantener un orden que permita
localizar rápidamente cualquier conversación o archivo compartido.
6. Lleva la comunicación a la acción
La comunicación en la empresa es importante, pero
igualmente importante es llevar esta comunicación a la acción, es decir: conseguir que las palabras se transformen en hechos.
¿Cuántas
veces has asistido a una reunión en la que se han propuesto muchas
tareas que luego nadie ha puesto en práctica? ¿Cuántas veces has hablado
con un compañero de ideas para el proyecto que al final caen en saco roto?
Apuesto a que han sido unas cuantas. A muchos equipos les cuesta acabar de
definir las acciones que tienen que llevar a cabo. De hecho tal es el problema
que en Apple desarrollaron la metodología de los DRI (directly responsible
individual) para darle una solución.
El
sistema DRI consiste básicamente en asignar a un responsable para cada tarea o
idea que surge en una reunión. El responsable asignado ni tiene porque ser
necesariamente la persona que va a ejecutar la tarea, su funcionalidad más bien
es asegurarse de que la tarea se se ejecuta. Cuando asignan a un DRI dejan
constancia de ello por escrito, de este modo, cuando una determinada tarea no
se ha realizado, saben quién es la persona responsable de ello.
En
TribeScale fomentamos la transformación de la comunicación en acción gracias a
los objetivos y las tareas. Transformar una idea surgida en el chat de
TribeScale en una tarea o un objetivo es cuestión de minutos. Además, en
TribeScale puedes asignar las tareas y los objetivos a los responsables de los
mismos y puedes ver el avance de los objetivos día a día de una forma muy
visual. También, los miembros de un equipo, podrán ver las tareas en las que
están trabajando sus compañeros. De este modo podrán ayudar en el caso de que
fuera necesario.
7. No olvides la comunicación uno a uno
Cuando
pensamos en comunicación interna lo primero que nos viene a la cabeza es la
comunicación colectiva. Por supuesto esta es muy importante, pero no podemos
olvidar o prescindir de la comunicación individual, sobre todo entre los
managers y los componentes de sus equipos.
En
algunas empresas, esta comunicación individual se hace de forma periódica en
las reuniones conocidas como one-on-one. El propósito de estas reuniones
individuales es alinear las tareas de cada trabajador, con los objetivos y
estrategias generales de la empresa. Además, en estas reuniones también se
habla del desarrollo personal del trabajador dentro del equipo, de cómo se
siente, cuáles son los problemas a los que se enfrenta, las cosas que mejoraría
etc. Son en parte sesiones de coach que permiten al manager conocer mejor las
necesidades de su equipo para poder atenderlas y mejorar así su motivación.
Con
la herramienta de mensajes directos de TribeScale puedes establecer canales
privados uno a uno para tratar todos estos temas. Dentro de estos canales
privados también se pueden utilizar las herramientas habituales de TribeScale
como la asignación de tareas y las preguntas automáticas por lo que las conversaciones
son mucho más efectivas. Nosotros en TribeScale tenemos una serie de preguntas
típicas de los one-on-one que están automatizadas para que podamos responderlas
cada mes. Es la mejor manera de que los managers conozcan el estado de su
equipo sin generarle demasiadas interrupciones.
8. Promueve la transparencia
Otra de las claves
para conseguir la lealtad y la motivación de los empleados es la transparencia
en la comunicación en la empresa. Las empresas que son capaces de establecer
una comunicación transparente, directa y que establezca unas expectativas
claras de lo que se espera del trabajo de sus empleados, conseguirán ganarse el
apoyo de estos más fácilmente.
Hay
empresas que intentan tapar las cosas cuando estas no van todo lo bien que
deberían ir, pero las personas no se sienten cómodas con incertidumbres. La
incertidumbre sólo propicia intranquilidad y bloquea el trabajo y la toma de
decisiones de los trabajadores. Recuerdo un momento de mi carrera, cuando
trabajaba en otra empresa, en el que el director nos dijo que debíamos reducir
los gastos en un 30%, nadie sabía a qué se debía esta reducción y muchos
pensaron que la empresa iba a cerrar y que quería reducir los gastos de forma
progresiva. Entre mis compañeros cundió el pánico y muchos comenzaron a buscar
otras propuestas de trabajo. Cuando varios de los managers decidimos hablar con
él para saber a qué se debía el recorte, nos explicó que efectivamente la
situación no era buena, pero que en ningún momento había pensado en cerrar,
simplemente la reducción se debía a una redistribución de los recursos. No lo
explicó así en un primer momento porque no quería asustar a la gente…su efecto
fue justamente el contrario.
9. Potencia la comunicación
personal
La última de las recomendaciones para mejorar la
comunicación en la empresa es potenciar las relaciones personales. Cuando en
una empresa las conversaciones van más allá de lo meramente profesional, es más
factible que se cree un clima de compañerismo, confianza e incluso amistad. Ya
sabemos que el trabajo es trabajo y que la vida personal es la vida personal,
pero en un mundo en el que cada vez la línea divisoria es más fina y las
opciones de flexibilidad laboral aumentan, es muy buena idea que las relaciones
en el trabajo puedan ser algo más que meras relaciones profesionales.
El líder del equipo puede ser el
primero en dar ejemplo en este tema estableciendo relaciones más cercanas y
preguntando por la vida de sus compañeros más allá del trabajo.
Saludos
correcto maestra ya copiada la info.
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